01
Finden Sie die Reibungspunkte
Sehen Sie, wo Mitarbeiter warten, Arbeit wiederholen, den Kontext verlieren oder auf Nebenkanal-Nachverfolgungen angewiesen sind.
Unternehmensbeschaffung leicht gemacht
Ist Ihr Beschaffungsprozess bereit für die Automatisierung?
Ein praktischer Leitfaden zur Auswahl des richtigen ersten Workflows, zum Herstellen interner Abstimmung und für den nächsten Schritt ohne unnötige Komplexität.
Wählen Sie einen Workflow. Beweisen Sie den Wert.Executive-Edition · August 2026
KäuferbriefingVendrNova Ressourcen
Bereitschaft zur Beschaffungsautomatisierung
Lesen Sie es der Reihe nach
Führungskräfte-Orientierung
Welchen Beschaffungs-Workflow sollten Sie zuerst verbessern?
Automatisierung funktioniert am besten, wenn das Team mit einem sichtbaren Geschäftsproblem, einem überschaubaren Workflow und einer gemeinsamen Erfolgsdefinition beginnt. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, diese Wahl in einfacher Sprache zu treffen.
02
Wählen Sie einen ersten Erfolg
Wählen Sie einen Workflow, der für das Unternehmen wichtig ist und ohne mehrjährige Neugestaltung verbessert werden kann.
03
Erstellen Sie einen klaren Plan
Richten Sie die Personen, Systeme, Messungen und nächsten Schritte aus, die erforderlich sind, um von der Idee zum Pilotprojekt zu gelangen.
Entwickelt für CPOs und Beschaffungsabteilungen. Nützlich für Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen, Technologie, Recht, Sicherheit und Wirtschaft, die die Verantwortung für den Workflow teilen.
Kapitel 01
Beginnen Sie mit der Arbeit, nicht mit der Software
Die erste Frage ist nicht, welche Funktionen Sie wünschen. Es geht darum, wo der aktuelle Prozess ein echtes Geschäftsproblem verursacht, das es wert ist, gelöst zu werden.
Frage 1
Nennen Sie einen Arbeitsablauf in der Sprache, die Mitarbeiter bereits verwenden.
Frage 2
Beschreiben Sie, was vom ersten Antrag bis zur endgültigen Übergabe geschieht.
Frage 3
Trennen Sie sichtbare Symptome von der zugrunde liegenden Ursache.
IN DER PRAXIS
Ein regionales Team sagt, dass Kaufanträge zu lange dauern. Eine genauere Betrachtung zeigt, dass die Verzögerung beginnt, bevor die Beschaffung den Antrag sieht: Mitarbeiter wissen nicht, welche Informationen sie bereitstellen sollen, Genehmigungen variieren je nach Standort und die Finanzabteilung erhält unvollständige Angaben.
Formulieren Sie das Problem als Arbeitserlebnis, nicht als Funktionslücke.
Kapitel 02
Wählen Sie einen ersten Arbeitsablauf, hinter den sich alle stellen können
Der beste Ausgangspunkt ist wichtig genug, um von Bedeutung zu sein, überschaubar genug, um ihn zu bewältigen, und sichtbar genug, damit die Organisation daraus lernen kann.
01
Geschäftswert
02
Klarheit
03
Machbarkeit
04
Lernwert
05
Potenzial für Akzeptanz
WARUM ES WICHTIG IST
Eine Anfrage für Wartungsdienste kann ein stärkerer erster Workflow sein als eine unternehmensweite Transformation, da sie klare Anfragende, wiederholbare Genehmigungen, bekannte Lieferanten und sichtbare Verzögerungen hat.
Wählen Sie den kleinsten Workflow, der eine sinnvolle geschäftliche Verbesserung nachweisen kann.
Kapitel 03
Betrachten Sie die aktuelle Reise durch die Augen der Mitarbeiter
Eine Prozesskarte ist nur dann nützlich, wenn sie zeigt, was der Anfragende und jedes teilnehmende Team tun, wissen und worauf warten muss.
Anfrage
Was braucht der Mitarbeiter und wo fängt er an?
Überprüfen
Wer braucht Kontext, bevor er entscheiden kann?
Lieferant
Wann reicht ein bestehender Lieferant aus und wann ist eine Beschaffung erforderlich?
BEISPIEL ZUR VERANSCHAULICHUNG
Verfolgen Sie eine aktuelle Anfrage von Anfang bis Ende. Notieren Sie jeden Übergabepunkt, jede wiederholte Frage, jede Tabelle, jede E-Mail, jedes fehlende Detail und jede Verzögerung. Ziel ist es nicht, jeden Sonderfall zu dokumentieren. Es geht darum, die wenigen Momente zu erkennen, die den größten Teil der Reibung verursachen.
Zeichnen Sie die Momente auf, in denen der Kontext verloren geht, nicht jeden administrativen Schritt.
Kapitel 04
Weisen Sie jedem Teil des Arbeitsablaufs einen klaren Verantwortlichen zu
Automatisierung kann unklare Verantwortlichkeiten nicht lösen. Sie kann diese Verwirrung beschleunigen.
Verantwortlicher
Nennen Sie, wer für das Geschäftsergebnis verantwortlich ist.
Unterstützung
Name, der Mitarbeiter unterstützt, wenn der Standardweg nicht passt.
Richtlinie
Name, der Richtlinien und Ausnahmen entscheidet.
Überprüfen
Name, der Ergebnisse überprüft und Änderungen genehmigt.
Daten
Name, der Routing-, Lieferanten- und Integrationsdaten pflegt.
EINE BESSERE KONVERSATION
Anstatt zu sagen 'Beschaffung ist für die Aufnahme zuständig', geben Sie an, wer für das Anfrageerlebnis zuständig ist, wer für die Richtlinien zuständig ist, wer die Genehmigungsregeln pflegt und wer Ausnahmen löst. Eine Person kann mehr als eine Rolle innehaben, aber die Rolle muss explizit sein.
Ein klarer Ansprechpartner ist eine Person mit einer Entscheidung, keine Abteilungsbezeichnung.
Kapitel 05
Definieren Sie den Erfolg, bevor das Pilotprojekt beginnt
Ein glaubwürdiger Pilot hat eine kleine Reihe von Maßnahmen, die zeigen, ob die Arbeit einfacher, schneller, klarer oder besser kontrolliert wurde.
1
Mitarbeitererlebnis: Kann ein Anfragesteller den ersten Schritt ohne spezielle Schulung absolvieren?
2
Ablauf: Wie lange wartet die Anfrage und wo?
3
Qualität: Erreichen die Anfragen die Prüfer mit dem benötigten Kontext?
4
Kontrolle: Sind erforderliche Prüfungen sichtbar und werden sie konsequent angewendet?
5
Adoption: nutzen die Leute den neuen Weg anstelle von E-Mail und Nebenkanälen?
DER EINFACHE TEST
Messen Sie das Käufererlebnis und das operative Ergebnis, nicht nur Klicks.
Kapitel 06
Erstellen Sie einen Business Case, den man hinterfragen kann
Ein nützlicher Business Case zeigt, was bekannt ist, was angenommen wird und was gelernt werden muss. Er verbirgt Unsicherheit nicht hinter einer einzigen beeindruckenden Zahl.
Aktueller Aufwand
Wo fallen heute manuelle Arbeiten an?
Chance
Welche Verzögerungen, Nacharbeiten oder Leckagen könnte der neue Ablauf reduzieren?
Investition
Welche Implementierungs-, Integrations-, Befähigungs- und Betriebsarbeiten sind erforderlich?
IN DER PRAXIS
Modellieren Sie ein konservatives, erwartetes und ein Szenario mit hohen Chancen unter Verwendung Ihrer eigenen Volumina und Kosten. Halten Sie überlappende Vorteile getrennt und lassen Sie die Finanzabteilung entscheiden, welche Ergebnisse in den gezählten Fall gehören.
Eine transparente Bandbreite ist glaubwürdiger als ein unbegründetes Versprechen.
Kapitel 07
Gestalten Sie das Pilotprojekt rund um die echte Arbeit
Ein Pilotprojekt sollte einen repräsentativen Workflow, echte Teilnehmer, übliche Ausnahmen und genügend Volumen enthalten, um aufzudecken, was das Design übersehen hat.
01
Verwenden Sie eine echte Geschäftseinheit und benannte Anfragetypen.
02
Beziehen Sie Finanzen, Recht, Sicherheit oder IT ein, wo der Workflow sie erfordert.
03
Testen Sie den normalen Pfad und die zwei oder drei häufigsten Ausnahmen.
04
Bereiten Sie Support- und Feedback-Kanäle vor dem Start vor.
05
Legen Sie für den ersten Monat einen Überprüfungsrhythmus fest.
WARUM ES WICHTIG IST
Demonstrieren Sie nicht nur eine perfekte Anfrage. Fügen Sie eine Budgetfrage, einen neuen Lieferanten, einen dringenden Bedarf und eine Anfrage, die weitergeleitet werden muss, hinzu. Diese Szenarien zeigen, ob das Design wirklich einfacher ist.
Testen Sie die operative Realität, nicht eine inszenierte Demo.
Kapitel 08
Halten Sie das ERP-System verbunden, ohne es zur Eingangstür zu machen
Viele Organisationen können die Anfrage- und Koordinationserfahrung verbessern, während ihr ERP das Finanzsystem der Aufzeichnungen bleibt.
Ausgangspunkt
Klären Sie, wo die Anfrage beginnt und wo die genehmigte Transaktion erfasst wird.
Systemrollen
Definieren Sie, welches System Lieferanten, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsstatus verwaltet.
Sichtbarer Status
Entwerfen Sie, wie Status und Schlüsselkennungen zwischen Systemen übertragen werden.
BEISPIEL ZUR VERANSCHAULICHUNG
Ein Mitarbeiter kann in VendrNova beginnen, durch Prüfungen und Lieferantenschritte zusammenarbeiten und dann eine genehmigte Bestellung an das ERP senden. Der Mitarbeiter sollte einen klaren Status sehen, ohne die interne Transaktionsstruktur des ERPs lernen zu müssen.
Bieten Sie den Menschen eine klare Erfahrung bei gleichzeitiger Wahrung der Finanzkontrolle.
Kapitel 09
Machen Sie die Einführung zu einem Teil des Designs
Menschen werden zur E-Mail zurückkehren, wenn sich der neue Weg langsamer, schwieriger oder weniger reaktionsfähig anfühlt als die von ihm ersetzte Umgehungslösung.
Sprache
Verwenden Sie eine Sprache, die Mitarbeiter kennen.
Hilfe
Bieten Sie eine einfache Möglichkeit, um Hilfe zu bitten.
Timing
Fragen Sie nur nach Informationen, die in diesem Moment benötigt werden.
Kanäle
Legen Sie alte Kanäle still oder leiten Sie sie um, wenn das neue Erlebnis bereit ist.
Sichtbarkeit
Zeigen Sie den aktuellen Verantwortlichen und den nächsten Schritt an.
EINE BESSERE KONVERSATION
Eine Startnachricht kann ein verwirrendes Anfrageformular nicht ausgleichen. Testen Sie die ersten fünf Minuten mit Mitarbeitern, die nicht am Design des Workflows beteiligt waren, und ändern Sie das Erlebnis vor der breiteren Einführung.
Der einfachere Weg sollte auch der konforme Weg sein.
Kapitel 10
Wissen Sie, wann Sie bereit für den Umzug sind
Bereitschaft ist nicht Perfektion. Es reicht eine gemeinsame Klarheit aus, um verantwortungsvoll zu beginnen, schnell zu lernen und das Geschäft zu schützen, während das Team sich verbessert.
1
Der erste Workflow und das erste Geschäftsproblem sind benannt.
2
Jeder weiß, wer entscheidet und wer die Arbeit erledigt.
3
Erforderliche Systeme und Daten sind verstanden.
4
Pilotmaßnahmen und Unterstützung sind bereit.
5
Bekannte Risiken haben eine Maßnahme und einen Verantwortlichen.
DER EINFACHE TEST
Beginnen Sie, wenn der nächste verantwortliche Schritt klar ist.
Kapitel 11
Verwandeln Sie die Bereitschaft in einen 30-Tage-Entscheidungssprint
Nutzen Sie den nächsten Monat, um von breiten Ambitionen zu einem verantworteten, testbaren Workflow zu gelangen.
Woche 1
Wählen Sie den Workflow und verfolgen Sie zwei aktuelle Anfragen von Anfang bis Ende.
Woche 2
Stimmen Sie Verantwortliche, Systemrollen und die Erfolgskennzahlen des Piloten ab.
Woche 3
Testen Sie das vorgeschlagene Erlebnis mit Mitarbeitern und Gutachtern.
DER BESCHLUSS DES MEETINGS
Können wir den ersten Workflow, die für das Ergebnis verantwortliche Person, die Mitarbeiter, die ihn nutzen werden, und was wir lernen müssen, bevor wir den nächsten Schritt tun, benennen?
Setzen Sie das Gespräch fort
Machen Sie den ersten Arbeitsablauf einfacher anzufordern, zu prüfen und abzuschließen.
Erfahren Sie, wie VendrNova Mitarbeitern einen klaren Ausgangspunkt bietet und gleichzeitig Genehmigungen, Lieferanten und Ihr ERP miteinander verknüpft.